Masz kilka lokali. Jak przestać być jedyną osobą, która wie, co zrobić?

Nowa osoba pracuje, ale decyzje nadal czekają na właściciela

W jednym lokalu właściciel może szybko sprawdzić, dlaczego zamówiono więcej sera albo skąd wzięła się wyższa cena na fakturze. Zna ustalenia z dostawcami i wie, kto w lokalu wykonał daną czynność. Gdy czegoś brakuje w systemie, przypomina sobie brakującą informację.

Przy kilku lokalach podobne pytania pojawiają się równolegle. Jeden manager potrzebuje zgody na zamiennik, podczas gdy drugi wysłał listę bez aktualnego stanu. W biurze jest faktura, ale nie wiadomo, czy brak z WZ został już zgłoszony. Ktoś znalazł różnicę w raporcie magazynowym, lecz nie wie, czy wynika z transferu, straty czy błędnej receptury.

Zatrudnienie kolejnej osoby pomaga wysłać zamówienia, zebrać WZ i przepisać dokumenty. Jeśli jednak każdą zmianę ceny, zamiennik lub brak na dostawie musi wyjaśnić właściciel, nowy pracownik nadal nie potrafi samodzielnie zamknąć sprawy.

Właściciel zapamiętuje kolejne wyjątki przy każdej zmianie dostawcy, produktu lub sposobu rozliczania. Gdy próbuje przekazać obowiązki, okazuje się, że nowa osoba zna zadania, ale nie zna reguł potrzebnych do ich zakończenia.

Przed wysłaniem zamówienia ktoś musi wyliczyć właściwą ilość

Polecenie „wyślij zamówienie” opisuje ostatnią czynność. Wcześniej trzeba przeliczyć sprzedaż na składniki, odjąć stan magazynowy, zostawić ustalony zapas i zaokrąglić wynik do opakowań dostawcy. Nowa osoba może przepisać gotową listę do maila, ale bez tych reguł nie oceni jej poprawności.

Kontrola faktury wymaga porównania jej z zamówieniem, faktycznym przyjęciem i WZ. Dopiero wtedy wiadomo, czy lokal otrzymał zamówioną ilość, dostawca zastosował uzgodnioną cenę i uwzględnił zgłoszony brak.

Raport może pokazać food cost wyższy o dwa punkty procentowe. Pracownik musi jeszcze sprawdzić cenę zakupu, porcję i niezarejestrowaną stratę. Jeśli tylko właściciel wie, gdzie szukać przyczyny, raport kończy się kolejnym pytaniem do niego.

Znajomość systemu nie zastępuje firmowych reguł

Pracownik może znać POS, program magazynowy i ERP, a nadal potrzebować wiedzy, której nie widać na ekranie.

Pracownik uczy się, gdzie znaleźć raport stanów. Dopiero później odkrywa, że przed eksportem trzeba zmienić jednostkę i datę, a właściwy lokal kryje się pod skrótem znanym tylko zespołowi. Ten sam składnik ma inną nazwę w POS-ie i na fakturze. Wynik trzeba połączyć z arkuszem, a rozstrzygnięcia szukać w starej korespondencji.

W innym miejscu dokument jest zapisany poprawnie, ale nie pokazuje, czy brak zgłoszono dostawcy. Nowa osoba widzi różnicę. Nie wie jednak, czy powinna czekać na korektę, zmienić stan czy przypisać dostawę do innego lokalu.

Po miesiącu może sprawnie poruszać się po ekranach, a mimo to pytać o każdą mniej typową sytuację. Zna sekwencję kliknięć, ale nie reguły, według których firma uznaje wynik za poprawny.

Gdy ktoś wreszcie się nauczy, firma może uzależnić się właśnie od niego

Po kilku rekrutacjach i powtarzanym onboardingu w końcu pojawia się osoba, która zapamiętuje cały układ. Wie, który raport otworzyć, jak rozpoznać produkty pod różnymi nazwami i do kogo zadzwonić w sprawie konkretnego dostawcy.

Właściciel przestaje odbierać większość pytań, dopóki ta osoba jest dostępna. Reguły nadal nie są zapisane, więc firma zamienia zależność od właściciela na zależność od pracownika.

Problem wraca przy dłuższym urlopie, chorobie albo odejściu pracownika. Rusza następna rekrutacja, a kolejna osoba uczy się tych samych skrótów, wyjątków i sekwencji kliknięć. Firma płaci za nabór i onboarding, a w trakcie nauki rośnie ryzyko błędnych zamówień lub opóźnionych dokumentów.

Urlop albo odejście jednej osoby nie powinny oznaczać, że firma od początku odtwarza sposób obsługi dostawców, raportów i różnic na fakturach.

Reguły potrzebne przed wysłaniem zamówienia

Jedno powtarzalne zamówienie do dostawcy wystarczy, żeby wskazać siedem reguł potrzebnych pracownikowi:

1. Co uruchamia zamówienie: sprzedaż, bieżący stan, dzień dostawy czy decyzja managera?
2. Z jakiej receptury, jednostki i zapasu bezpieczeństwa wynika potrzebna ilość?
3. Który produkt i rozmiar opakowania zamawiamy u danego dostawcy?
4. Jakie zamienniki są dopuszczalne?
5. Kto potwierdza, co faktycznie przyjechało?
6. Które różnice lokal rozwiązuje sam, a które przekazuje do biura lub właściciela?
7. Gdzie zapisujemy decyzję, dokument i sposób rozwiązania?

Przy standardowym zamówieniu pracownik powinien znać końcową ilość i dostawcę. Gdy pojawia się różnica, potrzebuje nazwiska osoby, która może ją zatwierdzić, oraz miejsca, w którym zapisze decyzję. Tę samą zasadę można zastosować do przyjęcia dostawy i kontroli faktury.

System liczy i porównuje. Człowiek decyduje, gdy nie ma ustalonej reguły

Nowy dostawca, nieznany zamiennik i duża różnica nadal wymagają decyzji człowieka. System powinien kierować takie sprawy do wskazanej osoby razem z zamówieniem, dokumentem i wartością różnicy.

Codzienne wyliczenie zapotrzebowania i przepisanie zamówienia nie wymagają nowej decyzji. System przelicza sprzedaż na składniki, uwzględnia opakowania dostawcy i przygotowuje zamówienie. Po dostawie łączy przyjęcie z WZ oraz fakturą, a następnie wskazuje różnicę ceny lub ilości.

Po przyjęciu dostawy pracownik widzi konkretny problem, na przykład dwa brakujące opakowania. Jeśli sposób postępowania został wcześniej ustalony, zamyka sprawę sam. Właściciel dostaje tylko sytuację, dla której firma nie ma jeszcze reguły.

Najpierw zapisujemy zasady, potem uruchamiamy system

Przed konfiguracją ustalamy z właścicielem i zespołem, skąd wynika ilość na zamówieniu oraz kto potwierdza dostawę. Sprawdzamy też, gdzie trafiają WZ i faktury oraz kto zatwierdza zmianę ceny, ilości lub zamiennik.

Następnie porządkujemy brakujące receptury i jednostki. Mapujemy produkty dostawców, opakowania oraz dopuszczalne zamienniki. Sprzedaż, stany, zamówienia i dokumenty łączymy tak, aby nowa osoba nie musiała składać odpowiedzi z kilku eksportów i rozmów.

Przez 2-4 tygodnie TasteMetrics przygotowuje zamówienia, ale ich nie wysyła. Zespół sprawdza ilości, ceny i terminy, a my poprawiamy dane oraz reguły. Po weryfikacji włączamy automatyczną wysyłkę. Zmiana ceny, brak produktu albo niezgodna dostawa tworzą zadanie dla wskazanej osoby.

Rozpisanie reguł zamawiania, przyjmowania dostaw i wyjaśniania różnic jest częścią wdrożenia TasteMetrics. Na pierwszą rozmowę wystarczy przykład zadania, które dziś zależy od wiedzy jednej osoby.