Zdjęcie, odczytane pozycje i zapis odbioru pozostają przy konkretnym zakupie.
Dostawy, faktury i KSeF
Dostawa, WZ i faktura w jednym rozliczeniu
Lokal zapisuje rzeczywistą ilość przy odbiorze. TasteMetrics łączy ją z zamówieniem, WZ i fakturą, a różnice kieruje do wyjaśnienia przed rozliczeniem kosztu.
Faktura z KSeF trafia do zakupu, dostawy i właściwego lokalu. Nie pozostaje osobnym dokumentem do ręcznego przypisania.
Zamówiono 8 opakowań
Odebrano 7 opakowań
Faktura 7 opakowań
WZ WZ-184/07
Faktura z KSeF FV-184/07
Przypisanie kosztu Lokal Centrum
Dostawca nie dostarczył jednego opakowania Zapisane przy odbiorze
Bez TasteMetrics
Różnica z dostawy wraca dopiero przy sprawdzaniu faktury
Na koniec miesiąca faktura pokazuje, co naliczył dostawca. Bez zapisu z odbioru centrala nadal nie wie, co rzeczywiście przyjechało i do którego lokalu.
- Lokal podpisuje WZ, robi zdjęcie i przesyła je do biura albo czeka, aż ktoś odbierze dokument.
- Brakująca pozycja zostaje w rozmowie telefonicznej, a nie przy zamówieniu i fakturze.
- Zmiana ceny lub ilości jest wyjaśniana wtedy, gdy pracownicy nie pamiętają już odbioru.
Od odbioru do rozliczenia w trzech krokach
Zamówienie, fizyczny odbiór, WZ i faktura tworzą jedną historię zakupu dla konkretnego lokalu.
- 1
Odbiór i zdjęcie WZ
Pracownik sprawdza dostawę, zapisuje różnice na WZ i skanuje dokument w aplikacji. Zdjęcie zostaje przy zamówieniu.
- 2
Odczyt i porównanie
System odczytuje WZ i porównuje produkty, ilości oraz ceny z zamówieniem i zapisanym odbiorem.
- 3
Alert i rozliczenie
Niezgodność trafia do osoby odpowiedzialnej. Faktura z KSeF zostaje połączona z zakupem i kosztem właściwego lokalu.
Podział odpowiedzialności
Lokal zapisuje odbiór. Centrala dostaje alert o różnicy
Centrala nie przegląda każdej zgodnej pozycji. Dostaje alert, gdy odbiór, WZ albo faktura nie zgadzają się z zamówieniem.
Przy odbiorze w lokalu
- Pracownik widzi oczekiwaną dostawę.
- Sprawdza produkty i zapisuje różnicę na WZ.
- Skanuje WZ aplikacją TasteMetrics.
- Zdjęcie dokumentu zostaje przy zamówieniu.
Po zapisaniu odbioru
- System odczytuje WZ i porównuje je z zamówieniem.
- Niezgodność uruchamia alert do osoby odpowiedzialnej.
- Faktura z KSeF trafia do właściwego zakupu.
- Koszt zostaje przypisany do właściwego lokalu.
Co zmienia się przy odbiorze i rozliczeniu dostawy
Osoba odpowiedzialna dostaje alert z informacją, co zamówiono, odebrano i zapisano na WZ.
Dostawa i faktura są przypisane do lokalu, który faktycznie otrzymał produkty.
Akceptacja ceny, brakująca pozycja i korekta pozostają przy zamówieniu, WZ i fakturze.
Najczęstsze pytania
Czy KSeF zastępuje zapis odbioru dostawy?
Nie. KSeF dostarcza dokument faktury. Rzeczywistą ilość, brak lub uszkodzenie nadal trzeba potwierdzić podczas fizycznego odbioru.
Czy pracownik lokalu musi przepisywać całe WZ?
Nie. Pracownik sprawdza dostawę, zapisuje różnice na WZ i skanuje dokument. TasteMetrics odczytuje treść zdjęcia i porównuje ją z zamówieniem.
Jakie różnice wykrywa system?
Między innymi brakującą lub nadmiarową ilość, inną cenę, niezamówioną pozycję, zamiennik, duplikat i dokument przypisany do niewłaściwego lokalu.
Czy faktura zbiorcza może zostać rozdzielona między lokale?
Tak. Pozycje mogą być powiązane z dostawami do konkretnych lokali i właściwych podmiotów.
Co dzieje się z niezgodną pozycją?
System wysyła alert do osoby odpowiedzialnej. Różnica pozostaje przy zamówieniu, zdjęciu WZ, odbiorze i fakturze do czasu wyjaśnienia.
Zobacz, jak system porównuje odbiór z fakturą
Na demo pokażemy odbiór w lokalu, zapis WZ, fakturę z KSeF i różnicę ilości lub ceny. Każdy krok pozostaje połączony z właściwym lokalem.
Umów demo Termin wybierzesz od razu w Google Calendar.