Pierwszy lokal często opiera się na wiedzy właściciela i kilku zaufanych osób. Osoba, która trzyma całość w ryzach, od razu widzi, że zamówiono za dużo sera, dostawca przywiózł inny produkt albo z jednej partii wyszło mniej porcji. Zwykle pamięta też, dlaczego tak się stało i komu trzeba to zgłosić.
Po otwarciu kolejnych lokali ta wiedza rozprasza się. Każdy manager inaczej ustala ilość produktów potrzebną do następnej dostawy: jeden zamawia dodatkowe opakowanie na wszelki wypadek, drugi czeka do ostatniej chwili. Dostawca przywozi zamiennik, a ustalenie pozostaje w prywatnej rozmowie z jednym lokalem. Zdjęcie WZ może być zapisane od dnia dostawy, ale nikt nie łączy go od razu z właściwym zamówieniem.
Centrala wraca do dokumentu dopiero przy rozliczeniu faktury, kiedy nikt już nie pamięta, dlaczego brakuje dwóch opakowań. Różnica między ceną zamówienia i faktury może nie zostać zauważona wcale. Żeby ją znaleźć, ktoś musi ręcznie porównywać dokumenty albo dokładnie prowadzić arkusz dla każdego zamówienia.
Przy następnym lokalu nie wystarczy zatrudnić jeszcze jednej osoby w centrali. Każde otwarcie zwiększa liczbę list, zdjęć i wyjątków, które trzeba przeczytać i połączyć. W pewnym momencie właściciel nie chce lub nie może dalej powiększać zespołu tylko po to, by utrzymać obecną obsługę. Nowy lokal zaczyna oznaczać ryzyko spadku jakości i kolejny etat operacyjny, więc otwarcie jest odkładane albo odwoływane.
Jak małe wyjątki zmieniają standard lokalu
Jakość nie rozjeżdża się jednego dnia. Najpierw jeden lokal zmienia porcję albo sposób zamawiania. Jeśli nikt nie zapisze zmiany jako nowej reguły lub nie cofnie wyjątku, po kilku tygodniach lokal pracuje już inaczej.
Kucharz nakłada 120 gramów sera zamiast zapisanych 100 gramów. Manager po dwóch spóźnionych dostawach zaczyna stale zamawiać dodatkowe opakowanie. Dostawca jednorazowo przywozi inny ser, ale po kilku tygodniach ten zamiennik staje się standardem lokalu. W centralnej kuchni z tej samej ilości surowca wychodzi inna liczba porcji zależnie od zmiany. Przy daniach komponowanych POS zapisuje sprzedaż, ale nie zawsze zapisuje dokładny skład porcji.
Każda zmiana osobno może wydawać się mała. Razem oznaczają, że klient zamawia to samo danie w dwóch lokalach, ale dostaje inną porcję, smak lub wygląd. W końcu zauważa różnicę. Kolejna wizyta nie daje mu pewności, że dostanie produkt, który zna.
Różnica w porcji zmienia realne zużycie, ale sprzedaż w POS nadal pokazuje jedną pizzę. Jeżeli receptura zakłada 100 gramów sera, a kuchnia wydaje 120 gramów, system policzy koszt według 100 gramów, dopóki rzeczywiste zużycie nie zostanie porównane ze stanem magazynowym.
Podobnie działa zmiana ceny zakupu. Jeśli cena na fakturze nie zostanie powiązana z zamówieniem i recepturą, kalkulacja dania nadal używa starej ceny. Lokal może sprzedawać danie z niższą marżą, a problem wyjdzie dopiero po zamknięciu miesiąca.
Jeśli do lokalu przyjechało osiem opakowań, ale w dokumentach pozostaje dziesięć, stan magazynowy i koszt zakupu rozjeżdżają się o dwa opakowania. Bez połączenia zamówienia, przyjęcia, WZ i faktury ktoś musi zauważyć tę różnicę ręcznie.
Food cost 33% nie mówi, czy marżę obniżyły większe porcje, nowa cena sera czy niedostarczony towar wpisany na fakturze. Bez historii tych zdarzeń trzeba odtwarzać miesiąc dokument po dokumencie.
Nowy lokal dokłada pracę także w biurze
Po przyjęciu dostawy ktoś w centrali musi połączyć zamówienie z WZ i fakturą, sprawdzić brakujące pozycje i przypisać koszt do właściwego lokalu. Jeśli restauracje przesuwają towar między sobą, trzeba jeszcze ustalić, skąd produkt wyszedł i gdzie został przyjęty.
Przy centralnej kuchni dochodzi drugi poziom. Sprzedaż restauracji trzeba przeliczyć na plan półproduktów, następnie na zakupy surowców, a na końcu rozliczyć transfery do lokali.
Zatrudnienie kolejnej osoby zmniejsza kolejkę na chwilę. Nie zmienia jednak procesu: przy następnym otwarciu każda lista i każde WZ nadal wymagają tej samej ręcznej obsługi.
Manager, który liczy zamówienia, nie zajmuje się zespołem i jakością wydawanych dań. Osoba operacyjna szukająca brakujących WZ nie analizuje słabszych lokali ani nie przygotowuje otwarć. Właściciel nadal odpowiada na pytania, bo tylko on zna lokalne wyjątki.
Co system powinien zrobić, zanim sprawa trafi do centrali
System ma wykonać obliczenia i porównać dokumenty, zanim poprosi człowieka o decyzję. Do wskazanej osoby powinien trafić konkretny brak, zmiana ceny lub niezgodność dostawy, a nie cały miesiąc dokumentów do ponownego sprawdzenia.
- Sprzedaż z POS-u jest przeliczana na składniki zgodnie z recepturą, porcją i dodatkami zapisanymi podczas przygotowania.
- Zapotrzebowanie wynika ze sprzedaży, bieżącego stanu, zapasu bezpieczeństwa, opakowań oraz terminów dostaw.
- Obliczone ilości stają się zamówieniem bez przepisywania ich do maila lub formularza dostawcy.
- Zamówienie, przyjęcie, WZ i faktura są porównywane, a różnica ceny, ilości lub brak dokumentu trafia do wskazanej osoby.
- Zweryfikowane ceny, straty i transfery aktualizują koszt receptury, food cost oraz P&L właściwego lokalu.
Po pobraniu raportu pracownik często przechodzi do arkusza: liczy zapotrzebowanie, przepisuje zamówienie, później szuka WZ i porównuje cenę z fakturą. W TasteMetrics wynik jednego kroku zasila kolejny bez ponownego przepisywania danych.
Przy dodaniu restauracji uzupełnia się jej receptury, dostawców, magazyn i osoby odpowiedzialne. Nie tworzy się od zera nowego obiegu zamówień i dokumentów ani nie uczy managera kolejnej sekwencji arkuszy, eksportów i wiadomości.
Wdrożenie zaczyna się przed uruchomieniem aplikacji
Receptury mogą być zapisane w arkuszu, jednostki w programie magazynowym, a sposób przyjmowania dostaw może znać tylko manager. Centralna kuchnia może nie mieć opisanej wydajności półproduktów, a transfery między lokalami mogą działać wyłącznie na podstawie telefonicznych ustaleń.
W TasteMetrics najpierw ustalamy, jak lokal wylicza zamówienie, kto potwierdza dostawę i gdzie zapisuje różnicę. Uzupełniamy brakujące receptury i jednostki, określamy minimalny stan oraz zapas bezpieczeństwa, a także mapujemy produkty i opakowania do właściwych dostawców.
Następnie łączymy sprzedaż z POS-u ze stanami i dokumentami zakupowymi. Faktury z KSeF przypisujemy do właściwych dostaw, lokali i podmiotów. Przez 2-4 tygodnie system przygotowuje zamówienia, ale ich nie wysyła. Zespół sprawdza ilości, ceny i terminy, a my poprawiamy dane oraz reguły. Po weryfikacji włączamy automatyczną wysyłkę. Zespół dostaje alert, gdy zmienia się cena, brakuje produktu albo dostawa nie zgadza się z zamówieniem.
Sprawdź gotowość swojej sieci
Ocena zawiera 12 pytań o powtarzalność produktu, sposób zamawiania, rozliczanie dostaw i pracę wykonywaną w centrali. Wynik wskazuje zadania, które po otwarciu kolejnego lokalu nadal trzeba będzie wykonywać ręcznie.
Wynik nie wymaga podania kontaktu. Możesz przeanalizować go sam, omówić z zespołem albo zabrać na rozmowę z TasteMetrics.